גיבוש תפישת שירות כלל ארגונית בתחום מערכות המידע והמחשוב
הנהלת אוניברסיטה גדולה בישראל פנתה לחברת תפן, במטרה לבחון את הפעילות, בתחום המחשוב ומערכות המידע, ברמה הכלל אוניברסיטאית וזאת במגמה להתאים את המבנה הארגוני והשיטה התפעולית ליעדים ולצרכים העתידיים ולשפר את השירות לסטודנטים ולסגל.
העבודה בוצעה בניהול ישיר של מנכ"ל האוניברסיטה ובפיקוח רמ"ד או"ש של האוניברסיטה וזאת לאור החשיבות הארגונית, שיחס המנכ"ל לפרויקט זה.
מתודולוגית העבודה:
העבודה בוצעה ע"פ השלבים הבאים:
- ביצוע ראיונות עם לקוחות המערך המחשובי (סגל מנהלי, סגל אקדמי וסטודנטים) ללימוד הצרכים העתידיים
- מיפוי יעדי האוניברסיטה וכיווני פעולה מרכזיים (אקדמיים ומנהליים), מהם נגזרים צרכי הלקוחות, בתחום המחשוב והמידע
- לימוד הקטעים הרלוונטיים מדו"ח ועדת מלץ, שפורסמו בינואר 2000 הכוללים המלצה לניהול מערכות המידע האוניברסיטאי, מתוך ראייה מערכתית כלל אוניברסיטאית, ע"י מינוי ממונה על טכנולוגיות המידע באוניברסיטה
- לימוד התוכנית האסטרטגית של אוניברסיטת UCLA, בתחום מערכות המידע
- מיפוי מבנים ארגוניים של יחידות דומות, באוניברסיטאות ובגופים ציבוריים בארץ בסיוע רמ"ד או"ש
- גיבוש עקרונות לתפישה התפעולית והארגונית תוך שיתוף העובדים
- ביצוע השינוי בפועל תוך הגדרת תיאורי תפקיד ונהלים
תרשים מתודולוגיית העבודה בתחום מחשוב ומערכות מידע:
המצב הקיים בתחילת פרויקט:
- גוף מחשוב מרכזי ברמת המחלקה, הכולל יחידות system, תקשורת ומחשוב אישי
- גופי מחשוב קטנים ומבוזרים הצמודים ליחידות האוניברסיטאיות השונות ללא בקרה, ניהול וממשק מוגדרים מול המערך המרכזי
- העדר יחידת מערכות מידע מרכזית, כי אם, יחידות המפוזרות באגפים המנהליים המבצעים פיתוחים (קנויים ועצמאיים), ללא תוכנית מוגדרת וללא תיאום
- העדר מדיניות אחידה הנקבעת, על סמך, ראייה מקצועית ואיטגרטיבית המשלבת הן את הנושא התשתיתי והן את הנושא האפליקטיבי ומתעדפת את פיתוח מערכות המידע בהתאם לצרכים האוניברסיטאיים
- ליחידות אקדמיים ומנהליות הזקוקות למערכות מידע חדשה ואין להן יחידה עצמאית, אין כתובת מקצועית לפנייה וכך נוצרו איי פיתוח עצמאיים באמצעות סטודנטים ו/או קנייה עצמית ללא יכולת פיתוח ושדרוג
עקרונות השינוי:
- ניהול אפקטיבי של משאב המידע, באמצעות הקמת תחום מרכזי, בנושא מערכות המידע באוניברסיטה, ברמת המחלקה והעברת גופי מערכות המידע המפוזרים תחת אחריותו
- הקמת גוף ארגוני חדש, במעמד אגף (בכפיפות למנכ"ל) האחראי הן על מחלקת מערך המחשוב והן על מחלקת מערכות המידע. גוף זה ישרת את האינטרס הכלל אוניברסיטאי ויכלול את הפעילות התשתיתית עם הפעילות האפליקטיבית ויהווה גוף מקצועי עליון, בתחום הסטנדרטים הטכנולוגיים ומערכות המידע
- שימת דגש על פן השירות והתמיכה בלקוחות ע"י הקמת HELP-DESK מרכזי, שיישא גם באחריות מקצועית על התומכים המפוזרים ביחידות האקדמיות השונות
- הגדרה וביצוע תוכנית אב למערכת מידע לחומש הקרוב
הובלת המהלך:
לצורך הובלת המהלך, בתוך האוניברסיטה, הן מול העובדים והן מול ההנהלה, התקיימו מספר דיונים לקבלת החלטות, ברמות ההנהלה השונות והוקמה ועדת היגוי, בראשות המנכ"ל, ליישום התהליך. כמו כן, הועברו מצגות לעובדים, בהם הוצגו השינויים הארגוניים ומטרתם. התהליך כולו התנהל בהובלתו ובהנחייתו הישירה של המנכ"ל, לאור החשיבות הרבה שהוא מייחס לתחום טכנולוגיות המידע בארגון.
המצב כיום:
- הוקם אגף מחשוב ומערכות מידע בראשות מנהל, אשר גויס מחברת תוכנה מהמובילות בארץ
- באגף הוקמה מחלקת מערכות מידע ובה מס' מדורים, שהועברו מהיחידות המנהליות השונות והיא נושאת באחריות מקצועית, גם לגבי היחידות, שטרם הועברו
- במחלקת מערכות מידע הוקם גוף חדש האחראי לטיפול בכל היחידות, שאין להן יחידות מערכות מידע עצמאיות וכן בפיתוח יישומי אינטרנט שונים
- הוקם HELP DESK תחת מחלקת מערך המחשוב, הכולל מערכת מידע לתמיכה בתהליכים ומערכת לניהול ידע המסייעת בפתרון התקלות
- תוכנית אב למערכות מידע נמצאת בימים אלו בהכנה
- הוכנו תיאורי תפקיד ותהליכי עבודה מעודכנים לכל האגף
- בימים אלו נכתבים שני נהלים מרכזיים, בנושא מערכות המידע, נוהל פיתוח ונוהל תוכנית עבודה, שמטרתם לארגן ולייעל את תהליך הפיתוח באוניברסיטה
