ניהול אג'ילי של תוכניות עבודה שנתיות

22/08/2013 - פחות מדקת קריאה
שתפו את הפוסטShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

מרבית הארגונים פועלים לפי תוכנית עבודה שנתית.

בארגונים פרויקטאליים, ו/או ביחידות פרויקטאליות בארגון (דוגמת גופי IT  או גופי פיתוח), מרכיב הפרויקטים בתוכנית העבודה השנתית הינו חלק מהותי – וגם זה הקשה ביותר להגדרה מראש בתוכנית העבודה.

כל מנהל מכיר את התהליך – כבר במחצית השנה (יולי – אוגוסט, ע"פ רוב), נדרש הוא ולקוחותיו הפנימיים למפות את הדרישות לשנה הבאה (טווח של חצי שנה – שנה וחצי קדימה). אח"כ עוברות דרישות אלו תהליכים של פירוט, הערכה, תיעדוף ובחירה, עד אשר לבסוף מוחלט ומוסכם על תוכנית העבודה השנתית.

ואז… מתחילה השנה.

מרבית הארגונים מיישמים בפועל כ- 60% מתוכנית העבודה השנתית. ולא שהם נחים בשאר הזמן – נהפוך הוא. הם מתמודדים עם ריבוי דרישות חדשות הנכנסות לתוכנית העבודה ודוחקות פרויקטים או משימות שתוכננו בה מראש.

agile management1

בחלק מהמקרים, הארגון מבצע שוב ושוב תהליך תיעדוף על מנת לבחון שוב במה להתמקד. אולם ברובם, תהליך התיעדוף שמבוצע במהלך השנה הינו פחות מוסדר ושיטתי מזה של תוכנית העבודה השנתית. עם זאת, חשוב להבין כי השינוי הוא הכרחי – ארגון שייצמד לתוכנית עבודה שנקבעה לפני חצי שנה או יותר, ולא ישנה את מהלכיו על מנת לתת מענה לדרישות שוק או לצרכים משתנים אחרים – לא ישרוד. השאלה היא – איך ניתן לייעל את התהליך- בשני קצותיו: להקל על תהליך התכנון השנתי, מחד, ולוודא תהליך תיעדוף אמיתי ונכון במהלך השנה?

ההמלצה היא לאמץ עקרונות מתפיסת העבודה האג'ילית (Agile). כן, מאותם עקרונות המיושמים בעולם פיתוח התוכנה, על פי רוב, ושמים דגש על עבודה במחזורים קצרים וגמישים, תוך הענות מהירה לדרישות לקוח:

בתכנון השנתי, יש לתכן את "החבילות הקבועות": – תחזוקה, פעולות שגרתיות שוטפות וכו'. את הפרויקטים יש לפרק לדרישות בעלות תוצר מוגדר, ומתוך סך הדרישות (אגב – של פרויקטים חדשים והן של פרויקטים הממשיכים משנה שעברה) – לבנות לרבעון הראשון סל דרישות לביצוע, לפי קריטריונים של ערך עסקי גבוה, סיכון נמוך ואחרים.

דרישות חדשות העולות במהלך הרבעון, יתועדו בסל הדרישות הכללי, ואחת לרבעון יבחנו שוב – למול כלל הדרישות שבסל. תוצר לוואי הוא גם הקטנת ה"ההפרעות" במהלך משימה – כי בעוד שהמתנה של שנה לביצוע דרישה חדשה שעלתה אינה רלבנטית, על פי רוב, אזי המתנה של רבעון ופחות היא בד"כ אפשרית בהחלט.

agile management2

כך מוודא הארגון כי הוא עובד בכל רגע נתון על הדרישות הנכונות, וכי תהליך התעדוף מבוצע באופן שיטתי לאורך כל השנה.

אז בפעם הבאה, לפני שאתם מתחילים את בניית תכנית העבודה- חשבו אג'ילית!

שתפו את הפוסטShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Tags: , , ,