אפיון SLA וליווי הסכם התקשרות עם ספק שירותים לוגיסטיים גלובלי

19/10/2016 - פחות מדקת קריאה
שתפו את הפוסטShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

כמעט בלתי אפשרי לאפשר צמיחה בארגון בינלאומי כאשר שרשרת האספקה אינה מובנית בצורה שתאפשר המשכיות בשירות ויעילות בביצועים.

ספק של פתרונות רשת למפעילים בתחום התקשורת ונותני שירות במובייל התקשה לעמוד בזמני האספקה המצופים ממנו. החברה גדלה והפכה לגלובאלית ונוצר קושי בניהול הלוגיסטי באתרים רחוקים. על מנת להתמודד, החליטה החברה לחתום על הסכם עם חברת ייצור ולוגיסטיקה בינלאומית שתעזור להם לייעל חלק מתהליכי העבודה. החברה נדרשה לתאר את התהליכים שלה, שהינם מורכבים וספציפיים, ולכן פנתה לTefen לעזרה בכתיבת שלושה מסמכי SOW כ(Statements of Work) כדי לאכוף את החוזים עם חברת הלוגיסטיקה.

מתודולוגיה

השלב הראשון שביצענו הוא להבין את התהליכים השונים בחברה, אשר כוללים את ניהול המחסנים, קבלת משלוחי חו"ג, הרכבת רכיבים למוצר סופי, אריזה ומשלוח תוצ"ג, ותיקון מוצרים. מספר מחלקות שונות בחברה מפקחות על כל תהליך כאשר חלק מהמחלקות אינן מודעות לפעולות של האחרות. עובדה זו יוצרת התנהלות מסובכת ומסורבלת.

בכדי להבין את אופן הפעילות בארגון ולקבל את התמונה הגדולה, ביצענו ראיונות לעובדים ומנהלים בכל אחת מהמחלקות השונות. באמצעות הראיונות קיבלנו את ההבנה כיצד המחלקות פועלות ומחוברות, מה הציפיות של כל מחלקה ואיזה מידע חשוב אינו מועבר כראוי. במקביל לראיונות, עברנו על שפע של מסמכים שנכתבו על התהליכים השונים. למרות שמדובר במסמכים בעבודה אשר לא היו גמורים או מזוקקים, הם עזרו רבות בהבנה איפה להתמקד.

השלב השני התמקד בכתיבת המלצות לארגון שיעזרו בקיצור זמני האספקה ושיפור אפקטיביות ההסכמים מול חברת הלוגיסטיקה. ההמלצות כללו דרכים לקיצור ולפישוט תהליכי העבודה, צמצום עלויות והגדרת KPI's שיאפשרו מדידה ובקרה אחר ביצועי חברת הלוגיסטיקה.

תוצרי העבודה

Tefen ייצרה שלושה מסמכי SOW מפורטים אשר שימשו את החברה במהלך המו"מ עם חברת הלוגיסטיקה. המסמכים סיפקו הבנה ברורה של אחריות חברת הלוגיסטיקה וכללו:

  1. פירוט שלבי העבודה של התהליכים שיבוצעו
  2. ממשקי IT וציוד נדרש
  3. דרישות איוש, הדרכות והכשרות
  4. משימות באחריות QA
  5. רמת שירות מצופה
  6. מדדים ואופן מדידה
  7. תכנית התמודדות במקרה אסון והמשכיות עסקית
  8. אופן חיוב והגשת חשבוניות

חברת הלוגיסטיקה קיבלה את רוב המלצות Tefen במהלך המו"מ, והחברות עובדות על התאמות אחרונות בהסכם.

התוצרים שסופקו ע"י Tefen עזרו לחברה מעבר למו"מ הנוכחי. Tefen כתבו מסמכים כלליים ומפורטים אשר ישמשו את הארגון כאשר ירצו לבנות שיתופי פעולה נוספים עם חברות לוגיסטיות בעולם. ה-SOW ישמשו עבור הארגון כפלטפורמה להתפתחות וצמיחה ויאפשרו עמידה בזמני האספקה המצופים בעולם.

שתפו את הפוסטShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Tags: , , , , , ,